Betriebskosten
Verfasst vonRedaktion Kanzlei CleverLawKurz erklärt Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die dem Eigentümer durch das Grundstück und den Gebrauch des Gebäudes entstehen, etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr oder Hausreinigung. Als Mieter trägst Du sie nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Über Vorauszahlungen muss der Vermieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen.
Inhalt 4 Abschnitte
Welche Betriebskosten darf der Vermieter umlegen?
Welche Kosten als Betriebskosten gelten, legt § 556 Abs. 1 BGB zusammen mit der Betriebskostenverordnung fest. § 2 BetrKV zählt 17 Positionen auf: unter anderem Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart sowie sonstige laufende Kosten.
Umlegen darf der Vermieter die Betriebskosten nur, wenn Ihr das vereinbart habt. Dafür reicht nach dem Bundesgerichtshof schon die Formulierung, dass Du „die Betriebskosten“ trägst (BGH, 10.02.2016, VIII ZR 137/15). Eine beigefügte Liste ist dann nicht nötig. Im entschiedenen Fall konnten die Mieter ihre gezahlten Vorauszahlungen deshalb nicht gegen die Miete aufrechnen. Ausdrücklich umlagefähig ist die Grundsteuer als Nebenkosten (§ 2 Nr. 1 BetrKV).
Seit dem 01.07.2024 dürfen die Kosten des Kabelfernsehens nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden. Das regelt § 2 Nr. 15 BetrKV, mehr dazu unter Wegfall des Nebenkostenprivilegs.
Welche Kosten sind keine Betriebskosten?
§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei große Gruppen aus. Zum einen Verwaltungskosten, also Hausverwaltung, Kontoführung oder die eigene Verwaltungsarbeit des Vermieters. Zum anderen Instandhaltung und Instandsetzung, also Reparaturen an Dach, Heizung oder Fenstern. Diese nicht umlagefähigen Nebenkosten trägt der Vermieter aus der Miete.
Bei Hausmeisterkosten wird es oft unscharf. Umlagefähig ist nach § 2 Nr. 14 BetrKV nur der Teil, der nicht auf Reparaturen, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung entfällt. Außerdem gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot aus § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB: Der Vermieter muss bei Verträgen und Ausgaben auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis achten.
Wie wird abgerechnet und welche Fristen gelten?
Betriebskosten werden als Pauschale oder als Vorauszahlung vereinbart, Vorauszahlungen nur in angemessener Höhe (§ 556 Abs. 2 BGB). Über Vorauszahlungen rechnet der Vermieter jährlich ab, die Nebenkostenabrechnung muss Dir spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Kommt sie später, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Mehr unter Abrechnungsfrist der Nebenkosten.
Ohne andere Vereinbarung werden die Betriebskosten nach Wohnfläche umgelegt, verbrauchsabhängige Kosten nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Verteilung vor. Nach einer Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlungen in Textform angemessen anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).
Wie prüfst Du Deine Betriebskostenabrechnung?
Einwände musst Du binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben, danach bist Du in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Diese Einwendungsfrist läuft auch, wenn Du die Nachzahlung schon bezahlt hast.
Du hast nach § 556 Abs. 4 BGB ein Recht auf Belegeinsicht, der Vermieter darf die Belege auch elektronisch bereitstellen. Das Recht erfasst nicht nur Rechnungen, sondern auch Zahlungsbelege, so der BGH am 09.12.2020 (VIII ZR 118/19). Solange die Einsicht verweigert wurde, musste der Mieter dort die Nachzahlung nicht leisten, die Klage der Vermieterin blieb erfolglos.
Prüfe vor allem, ob jede Position im Vertrag vereinbart ist, ob Verwaltungs- oder Reparaturkosten enthalten sind, ob der Verteilerschlüssel stimmt und ob die Vorauszahlungen korrekt abgezogen wurden.
Das Wichtigste in Kürze
- Betriebskosten trägst Du nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht, die Formulierung „die Betriebskosten“ reicht (BGH, VIII ZR 137/15).
- Verwaltungs- und Reparaturkosten sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
- Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).
- Einwände musst Du binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben.
- Du darfst Rechnungen und Zahlungsbelege einsehen (§ 556 Abs. 4 BGB, BGH VIII ZR 118/19).
Häufige Fragen (11)
Was zählt zu den Betriebskosten einer Wohnung?
Alle laufenden Kosten, die § 2 BetrKV aufzählt. Dazu gehören Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Müllabfuhr und Straßenreinigung, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherung, Hauswart und Wäschepflegeeinrichtungen. Unter Nr. 17 fallen sonstige laufende Kosten, etwa die Wartung einer Lüftungsanlage. Einmalige Ausgaben gehören nicht zu den Betriebskosten.
Welche Betriebskosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden?
Verwaltungskosten und Kosten für Instandhaltung oder Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Dazu gehören Hausverwaltung, Bankgebühren, Rücklagen für Reparaturen und die Reparatur selbst. Seit dem 01.07.2024 sind zudem die Kosten für Kabelfernsehen nicht mehr umlagefähig. Auch Kosten, die im Mietvertrag nicht vereinbart sind, darf der Vermieter nicht abrechnen.
Sind Betriebskosten und Nebenkosten dasselbe?
Im Alltag werden die Begriffe meist gleich verwendet. Rechtlich spricht das BGB in § 556 von Betriebskosten und meint damit nur die Kosten aus dem Katalog der Betriebskostenverordnung. „Nebenkosten“ ist weiter und kann auch nicht umlagefähige Posten wie Verwaltung umfassen. Steht im Mietvertrag „Nebenkosten“, kommt es auf die Auslegung im Einzelfall an.
Bis wann muss der Vermieter die Betriebskosten abrechnen?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung bei Dir sein (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Läuft der Zeitraum von Januar bis Dezember 2025, endet die Frist am 31.12.2026. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben. Zu Teilabrechnungen ist der Vermieter nicht verpflichtet.
Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?
Eine Nachzahlung kann der Vermieter dann nicht mehr verlangen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben musst Du dagegen weiterhin bekommen, die Frist schützt nur Dich. Ob der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat, muss er im Streit selbst darlegen. Einen Anspruch auf die Abrechnung behältst Du in jedem Fall.
Wann verjähren Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung?
In der Regel in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Nachforderung fällig geworden ist, also meist mit Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung (§ 199 BGB). Geht Dir die Abrechnung 2026 zu, verjährt die Forderung mit Ablauf des Jahres 2029. Die zwölfmonatige Abrechnungsfrist muss der Vermieter unabhängig davon einhalten.
Darf der Vermieter die Vorauszahlungen erhöhen?
Ja, aber nur nach einer Abrechnung und nur auf eine angemessene Höhe (§ 560 Abs. 4 BGB). Die Erhöhung muss in Textform erklärt werden, eine E-Mail genügt. Angemessen ist ein Betrag, der sich an der letzten Abrechnung orientiert. Umgekehrt darfst auch Du die Vorauszahlung senken, wenn die Abrechnung ein deutliches Guthaben ergeben hat.
Wer zahlt die Betriebskosten bei Leerstand?
Für leerstehende Wohnungen der Vermieter. Werden die Kosten nach Wohnfläche verteilt, entfällt auf jede Wohnung ihr Anteil an der Gesamtfläche (§ 556a Abs. 1 BGB), auch auf die leere. Der Vermieter darf diesen Anteil nicht auf die übrigen Mieter abwälzen. Bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser ergibt sich der Anteil aus dem tatsächlich gemessenen Verbrauch.
Sind die Betriebskosten in der Miete enthalten?
Das hängt vom Vertrag. Ist keine Umlage vereinbart, sind sie mit der Miete abgegolten, der Vermieter trägt sie selbst. Bei einer Pauschale zahlst Du einen festen Betrag ohne Abrechnung. Bei Vorauszahlungen zahlst Du monatlich einen Abschlag und erhältst einmal im Jahr eine Abrechnung mit Nachzahlung oder Guthaben (§ 556 Abs. 2 und 3 BGB).
Darf der Vermieter Kabelgebühren noch umlegen?
Nein, jedenfalls nicht mehr seit dem 01.07.2024. § 2 Nr. 15 BetrKV erlaubt die Umlage von Nutzungsentgelten und Grundgebühren für Kabelanschlüsse nur noch bis zum 30.06.2024. Umlagefähig bleiben in der Regel nur der Betriebsstrom und die Wartung einer Gemeinschaftsantenne. Für neue Glasfaser-Hausnetze gibt es eine eigene Sonderregel mit einem Bereitstellungsentgelt.
Kann ich Betriebskosten von der Steuer absetzen?
Teilweise. Für haushaltsnahe Dienstleistungen wie Treppenhausreinigung, Gartenpflege oder Hauswart ermäßigt sich die Einkommensteuer nach § 35a Abs. 2 EStG um 20 Prozent, höchstens 4.000 Euro im Jahr. Für Handwerkerleistungen, etwa die Wartung der Heizung, gilt § 35a Abs. 3 EStG mit höchstens 1.200 Euro. Abziehbar sind nur die Arbeitskosten (§ 35a Abs. 5 EStG), Du brauchst deshalb einen Nachweis über Deinen Anteil, etwa eine entsprechend aufgeschlüsselte Abrechnung.
Quellen
Weitere Begriffe in Mietrecht
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