Nebenkostenabrechnung
Verfasst vonRedaktion Kanzlei CleverLawKurz erklärt Die Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung über Betriebskosten, für die Du Vorauszahlungen leistest. Rechtsgrundlage ist § 556 Abs. 3 BGB. Diese Nebenkostenabrechnung muss Dir spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen meist ausgeschlossen. Für Einwände hast Du ebenfalls zwölf Monate Zeit.
Inhalt 4 Abschnitte
Was steht in einer Nebenkostenabrechnung und welche Kosten darf der Vermieter umlegen?
Umlegen darf der Vermieter nur, was im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Welche Betriebskosten überhaupt in Betracht kommen, regelt § 2 BetrKV in 17 Nummern: von der Grundsteuer (Nr. 1) über Wasser, Müllabfuhr und Hauswart bis zu „sonstigen Betriebskosten“ (Nr. 17), die im Vertrag einzeln benannt sein müssen. Verwaltungskosten sowie Instandhaltung und Reparaturen gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht dazu. Solche nicht umlagefähigen Nebenkosten darf der Vermieter bei Wohnraum nicht auf Dich abwälzen.
Formal muss die Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar sein. Der Bundesgerichtshof verlangt bei Häusern mit mehreren Wohnungen vier Mindestangaben: die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel, die Berechnung Deines Anteils und den Abzug Deiner Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). In diesem Urteil hat der Senat seine frühere, strengere Linie aufgegeben: Hat der Vermieter Gesamtkosten vorab um nicht umlagefähige Anteile bereinigt, muss er die Rechenschritte nicht offenlegen. Haben die Parteien keinen Schlüssel vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt, verbrauchsabhängige Kosten nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB).
Bis wann muss die Abrechnung bei Dir sein?
Abgerechnet wird jährlich. Die Abrechnungsfrist der Nebenkosten endet nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums. Läuft der Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 zugehen. Entscheidend ist der Zugang bei Dir, nicht das Datum auf dem Schreiben.
Kommt sie zu spät, ist eine Nebenkostennachzahlung ausgeschlossen. Davon gibt es eine Ausnahme: Hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten, darf er trotzdem nachfordern (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben zu Deinen Gunsten bleibt von der Ausschlussfrist unberührt, denn sie betrifft nur Nachforderungen des Vermieters. Zu Teilabrechnungen ist der Vermieter nicht verpflichtet (Satz 4). Ziehst Du im Laufe des Jahres aus, bekommst Du die Abrechnung deshalb erst nach Ende des gesamten Abrechnungszeitraums.
Wie prüfst Du Deine Nebenkostenabrechnung und was bringt die Belegeinsicht?
Nach § 556 Abs. 4 BGB kannst Du verlangen, die Rechnungen und Verträge hinter der Abrechnung einzusehen. Der Vermieter darf die Belege inzwischen auch elektronisch bereitstellen. Die Belegeinsicht umfasst auch die Zahlungsbelege: Das hat der BGH mit Urteil vom 09.12.2020 (VIII ZR 118/19) entschieden. Solange der Vermieter eine berechtigt verlangte Einsicht verweigert, darfst Du die Nachzahlung vorläufig zurückhalten. Im entschiedenen Fall ging der Vermieter mit seiner Nachforderung deshalb leer aus, seine Revision wurde zurückgewiesen.
Inhaltlich lohnt der Blick auf drei Punkte: Stimmen Wohnfläche und Verteilerschlüssel? Tauchen Kostenarten auf, die der Vertrag nicht nennt? Sind einzelne Posten gegenüber dem Vorjahr stark gestiegen? Für den letzten Punkt gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot aus § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB. Deine Einwendungsfrist beträgt zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach bist Du mit Einwänden ausgeschlossen, es sei denn, Du hast die Verspätung nicht zu vertreten.
Gelten für Heizkosten und CO2-Kosten eigene Regeln?
Für die Heizung gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung. Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach erfasstem Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche. Rechnet der Vermieter entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig ab, darfst Du Deinen Anteil nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV um 15 Prozent kürzen. Fehlt eine vorgeschriebene fernablesbare Erfassung, beträgt das Kürzungsrecht 3 Prozent.
Seit dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) trägst Du die CO2-Kosten der Heizung nicht mehr allein. Der Vermieter ermittelt nach § 5 CO2KostAufG den Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter, daraus ergibt sich der Anteil, den er selbst übernimmt. Wie das Stufenmodell funktioniert, steht unter CO2-Kostenaufteilung. Kommt es zum Streit über eine Nachforderung, ist unabhängig vom Betrag das Amtsgericht ausschließlich zuständig, in dessen Bezirk die Wohnung liegt (§ 23 Nr. 2 Buchst. a GVG, siehe zuständiges Gericht im Mietrecht).
Das Wichtigste in Kürze
- Die Abrechnung muss Dir spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
- Nach Fristablauf ist eine Nachforderung ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
- Einwendungen musst Du binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).
- Die Belegeinsicht umfasst auch Zahlungsbelege; bis zur Einsicht darfst Du die Nachzahlung zurückhalten (BGH, 09.12.2020, VIII ZR 118/19).
- Heizkosten werden zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV), sonst besteht ein Kürzungsrecht von 15 Prozent.
Häufige Fragen (11)
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung für 2025 kommen?
Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 bei Dir eingehen. Weicht der Zeitraum ab, etwa Juli bis Juni, verschiebt sich das Fristende entsprechend: zwölf Monate nach dem letzten Tag des Zeitraums. Maßgeblich ist der Zugang. Eine Nebenkostenabrechnung, die am 30. Dezember abgeschickt wird und erst im Januar ankommt, ist verspätet.
Muss die Nebenkostenabrechnung unterschrieben werden?
Eine Unterschrift schreibt § 556 BGB nicht vor. Das Gesetz verlangt, dass die Abrechnung Dir mitgeteilt wird und nachvollziehbar ist. Fehlt die Unterschrift, macht das die Nebenkostenabrechnung deshalb nicht unwirksam. Wichtiger ist, ob die vier Mindestangaben enthalten sind: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Dein Anteil und der Abzug Deiner Vorauszahlungen. Fehlt davon etwas Wesentliches, kann die Abrechnung formell unwirksam sein.
Muss die Nebenkostenabrechnung per Post kommen?
Eine bestimmte Versandart verlangt das Gesetz nicht. Möglich sind Brief, persönliche Übergabe oder E-Mail. Für die Frist zählt allein, wann die Nebenkostenabrechnung bei Dir ankommt. Im Streit muss der Vermieter beweisen, dass sie rechtzeitig zugegangen ist. Für Dich lohnt es sich, das Eingangsdatum zu notieren und den Umschlag aufzubewahren.
Was passiert, wenn der Vermieter gar keine Nebenkostenabrechnung schickt?
Nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB ist über die Vorauszahlungen jährlich abzurechnen. Darauf hast Du einen Anspruch, den Du notfalls einklagen kannst. Lässt der Vermieter die Zwölfmonatsfrist verstreichen, kann er für diesen Zeitraum keine Nachzahlung mehr verlangen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat. Ein mögliches Guthaben steht Dir dagegen weiterhin zu und kann erst durch die Nebenkostenabrechnung beziffert werden.
Wie widerspreche ich einer Nebenkostenabrechnung richtig?
Schreib dem Vermieter, welche Posten Du beanstandest und warum, also etwa falsche Wohnfläche, nicht vereinbarte Kostenart oder unplausibler Anstieg. Ein pauschales „Ich widerspreche“ hilft wenig. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor, für den Nachweis eignen sich Brief oder E-Mail. Die Frist beträgt zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Parallel kannst Du Belegeinsicht verlangen, um die Einwände zu untermauern.
Wann muss ich eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung bezahlen?
Eine eigene Zahlungsfrist enthält § 556 BGB nicht; nennt die Abrechnung ein Zahlungsdatum, orientiere Dich daran. Hast Du Belegeinsicht verlangt und der Vermieter verweigert sie, darfst Du nach BGH, Urteil vom 09.12.2020 (VIII ZR 118/19), vorläufig nicht zahlen. Zahlst Du dagegen ohne Grund nicht, riskierst Du Mahnkosten und Verzugszinsen. Ein unberechtigter Posten lässt sich auch unter Vorbehalt bezahlen.
Bekomme ich eine Nebenkostenabrechnung nach dem Auszug?
Ja, auch nach dem Auszug rechnet der Vermieter für die Zeit Deiner Mietdauer ab. Er muss das aber nicht sofort tun: Zu Teilabrechnungen ist er nach § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB nicht verpflichtet. Die Zwölfmonatsfrist läuft ab dem Ende des regulären Abrechnungszeitraums. Hinterlasse deshalb bei der Wohnungsübergabe Deine neue Anschrift, damit die Nebenkostenabrechnung und ein mögliches Guthaben Dich erreichen.
Darf der Vermieter Verwaltungskosten umlegen?
Bei Wohnraum nicht. § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nimmt Verwaltungskosten ausdrücklich aus den Betriebskosten aus, dazu zählen etwa die Kosten der Hausverwaltung, der Aufsicht und der Prüfung des Jahresabschlusses. Ebenso ausgeschlossen sind Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (Nr. 2), also Reparaturen. Stehen solche Posten in Deiner Nebenkostenabrechnung, kannst Du sie innerhalb der Einwendungsfrist beanstanden.
Kann ich die Nebenkostenabrechnung von der Steuer absetzen?
Teilweise. Weist die Abrechnung Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen gesondert aus, kannst Du dafür die Steuerermäßigung nach § 35a EStG beantragen. Sie beträgt 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 4.000 Euro für haushaltsnahe Dienstleistungen und 1.200 Euro für Handwerkerleistungen im Jahr. Welche Posten im Einzelnen begünstigt sind, klärst Du am besten mit Deiner Steuerberatung oder dem Finanzamt.
Wann verjährt eine Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung?
Die Nachforderung unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, in der Regel also des Jahres, in dem Dir die Abrechnung zugegangen ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Davon zu trennen ist die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB: Kommt die Abrechnung zu spät, entsteht die Nachforderung im Regelfall gar nicht erst.
Wer prüft eine Nebenkostenabrechnung für Mieter?
Prüfen kannst Du die Abrechnung zunächst selbst, indem Du sie mit dem Mietvertrag und der Vorjahresabrechnung vergleichst. Unterstützung bieten Mietervereine für ihre Mitglieder und Rechtsanwälte. Hilfreich ist, Mietvertrag, die letzten zwei Abrechnungen und Notizen zur Belegeinsicht bereitzuhalten. Achte auf die Zwölfmonatsfrist für Einwendungen, denn eine spätere Prüfung kann Deine Rechte nicht mehr retten.
Quellen
Weitere Begriffe in Mietrecht
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