Hausmeisterkosten
Verfasst vonRedaktion Kanzlei CleverLawKurz erklärt Hausmeisterkosten sind die Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerten Leistungen, die der Vermieter einem Hauswart für seine Arbeit zahlt. Umlegbar sind sie nach § 2 Nr. 14 BetrKV, soweit sie nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betreffen. Einwendungen gegen die Abrechnung musst Du binnen zwölf Monaten nach Zugang erheben.
Inhalt 3 Abschnitte
Welche Hausmeisterkosten darf der Vermieter umlegen?
Der Vermieter darf Hausmeisterkosten nur auf Dich umlegen, wenn der Mietvertrag das vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Nach dem Bundesgerichtshof genügt in einem Wohnraummietvertrag schon die Vereinbarung, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt (BGH, 10.02.2016, VIII ZR 137/15). Was dazugehört, bestimmt § 2 Nr. 14 BetrKV: Vergütung, Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen an den Hauswart, etwa eine mietfreie Hauswartwohnung.
Umlagefähige Hausmeisterkosten sind damit die laufenden Arbeiten des Hauswarts, die weder Reparatur noch Verwaltung sind. Übernimmt er Aufgaben mit eigener Position in der Verordnung, etwa die Treppenhausreinigung nach § 2 Nr. 9 BetrKV, laufen diese Kosten nur einmal durch die Abrechnung. Arbeitet der Vermieter mit eigenem Personal, darf er ansetzen, was ein Drittunternehmen für die gleiche Leistung verlangen würde. Die Umsatzsteuer des Dritten bleibt außen vor (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV; BGH, 14.11.2012, VIII ZR 41/12).
Welche Tätigkeiten des Hausmeisters sind nicht umlagefähig?
§ 2 Nr. 14 BetrKV nimmt ausdrücklich alle Arbeiten aus, die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen. Wechselt der Hausmeister also ein defektes Türschloss aus oder repariert er den Briefkasten, gehört dieser Zeitanteil nicht in die Abrechnung. Dasselbe gilt für Verwaltungsaufgaben wie das Entgegennehmen von Schadensmeldungen und das Beauftragen von Handwerkern; das sind nicht umlagefähige Nebenkosten nach § 1 Abs. 2 BetrKV.
Ein wichtiges Beispiel für nicht umlagefähige Hausmeisterkosten ist die Notdienstpauschale. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass eine an den Hausmeister gezahlte Pauschale für Notdienstbereitschaft keine Hauswartkosten sind, sondern Verwaltungskosten, die der Vermieter selbst trägt (BGH, Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19).
Außerdem gilt ein Doppelabrechnungsverbot. Erledigt der Hauswart Arbeiten aus Nr. 2 bis 10 und 16, etwa Gartenpflege (Nr. 10) oder Gebäudereinigung (Nr. 9), dürfen sie nicht doppelt erscheinen. Das regelt § 2 Nr. 14 Halbsatz 2 BetrKV.
Wie prüfst Du die Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung?
Bei den Hausmeisterkosten erledigen viele Hausmeister umlagefähige und nicht umlagefähige Arbeiten gemischt. Der Vermieter muss die nicht umlagefähigen Anteile herausrechnen. Zieht er nur pauschal einen Prozentsatz ab, genügt nach dem Bundesgerichtshof ein einfaches Bestreiten des Mieters. Der Vermieter muss die Kosten dann nachvollziehbar so aufschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Kosten erkennbar sind (BGH, Versäumnisurteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07; im Fall waren pauschal 10 Prozent abgezogen).
Für die Prüfung hast Du das Recht auf Belegeinsicht: Der Vermieter muss Dir auf Verlangen die Belege zeigen und darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Hilfreich sind Hausmeistervertrag, Leistungsverzeichnis und Stundennachweise. Daneben gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB): Überhöhte Kosten im Vergleich zu marktüblichen Preisen können angreifbar sein.
Zwei Fristen laufen. Die Abrechnung muss Dir spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Deine Einwendungen musst Du binnen zwölf Monaten nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 bis 6 BGB). Mehr dazu unter Nebenkostenabrechnung prüfen und Einwendungsfrist.
Das Wichtigste in Kürze
- Hausmeisterkosten sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV umlagefähig, soweit sie keine Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung betreffen.
- Eine Notdienstpauschale des Hausmeisters sind Verwaltungskosten und nicht umlagefähig (BGH, 18.12.2019, VIII ZR 62/19).
- Zieht der Vermieter nicht umlagefähige Anteile nur pauschal ab, muss er auf Bestreiten aufschlüsseln (BGH, 20.02.2008, VIII ZR 27/07).
- Gartenpflege oder Gebäudereinigung durch den Hauswart dürfen nicht doppelt abgerechnet werden (§ 2 Nr. 14 Halbsatz 2 BetrKV).
- Einwendungen gegen die Abrechnung sind binnen zwölf Monaten nach Zugang mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).
Häufige Fragen (10)
Welche Hausmeisterkosten dürfen auf Mieter umgelegt werden?
Umlegbar sind Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen für die laufende Arbeit des Hauswarts (§ 2 Nr. 14 BetrKV), etwa auch eine mietfreie Hauswartwohnung als Teil des Lohns. Voraussetzung ist eine Umlagevereinbarung im Mietvertrag. Ausgenommen sind Arbeitsanteile für Reparaturen, Erneuerungen, Schönheitsreparaturen und Verwaltung. Diese Anteile muss der Vermieter vor der Umlage herausrechnen.
Wie hoch dürfen Hausmeisterkosten sein?
Eine gesetzliche Obergrenze in Euro gibt es nicht. Der Vermieter muss aber den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Kosten, die deutlich über dem liegen, was für vergleichbare Leistungen ortsüblich gezahlt wird, können angreifbar sein. Dafür brauchst Du in der Regel konkrete Vergleichswerte. Ein Blick in Hausmeistervertrag und Leistungsverzeichnis zeigt, welche Arbeiten bezahlt werden.
Sind Notdienstpauschalen des Hausmeisters umlagefähig?
Nein. Der Bundesgerichtshof hat 2019 entschieden, dass eine an den Hausmeister gezahlte Notdienstpauschale keine Hauswartkosten im Sinne der Betriebskostenverordnung ist. Die Bereitschaft für Störungsmeldungen und das Veranlassen von Reparaturen ordnet er der Verwaltung zu, deren Kosten der Vermieter selbst trägt (BGH, 18.12.2019, VIII ZR 62/19). Taucht eine solche Pauschale in Deiner Abrechnung auf, kannst Du sie beanstanden.
Was zählt nicht zu den Hausmeisterkosten?
Nicht dazu gehören Reparaturen, Instandhaltung, Erneuerungen und Schönheitsreparaturen, auch wenn der Hausmeister sie selbst ausführt. Ebenso wenig Verwaltungsaufgaben wie die Annahme von Schadensmeldungen oder die Beauftragung von Handwerkern (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Kosten für Gartenpflege oder Gebäudereinigung, die schon unter eigenen Positionen stehen, dürfen nicht noch einmal als Hausmeisterkosten erscheinen (§ 2 Nr. 14 BetrKV).
Wie werden Hausmeisterkosten auf die Mieter aufgeteilt?
Ohne abweichende Vereinbarung nach dem Anteil der Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Der Mietvertrag kann einen anderen Umlageschlüssel festlegen, etwa nach Wohneinheiten. Prüfe deshalb zuerst, welcher Schlüssel vereinbart ist, und dann, ob Gesamtfläche und Deine Wohnfläche in der Abrechnung stimmen. Schon kleine Abweichungen bei der Gesamtfläche verschieben Deinen Anteil.
Darf der Vermieter einen pauschalen Abzug für Reparaturen vornehmen?
Er darf, aber das Risiko liegt dann bei ihm. Bestreitest Du den Pauschalabzug, muss der Vermieter die Kosten so aufschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Anteile nachvollziehbar herausgerechnet werden können (BGH, 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Kann er das nicht, ist die Position in der Regel nicht in der abgerechneten Höhe durchsetzbar. Ein einfaches schriftliches Bestreiten genügt für den Anfang.
Kann der Vermieter die Arbeit eines eigenen Hausmeisters abrechnen?
Ja. Erbringt der Vermieter Hauswartleistungen mit eigenem Personal, darf er den Betrag ansetzen, den ein Dritter für eine gleichwertige Leistung verlangen könnte, allerdings ohne dessen Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV). Der Bundesgerichtshof hat eine solche Abrechnung nach fiktiven Fremdkosten gebilligt (BGH, 14.11.2012, VIII ZR 41/12). Auch dann müssen nicht umlagefähige Tätigkeiten herausgerechnet werden.
Bis wann kann ich Hausmeisterkosten in der Abrechnung beanstanden?
Deine Einwendungen musst Du dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, Du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Zahlst Du eine Nachforderung zunächst, verlierst Du Deine Einwendungen damit nicht automatisch, solange die Frist noch läuft.
Muss der Vermieter mir den Hausmeistervertrag zeigen?
Auf Verlangen ja, soweit er der Abrechnung zugrunde liegt. Nach § 556 Abs. 4 BGB hat der Vermieter Einsicht in die Belege zu gewähren und darf sie auch elektronisch bereitstellen. Dazu gehören bei den Hauswartkosten typischerweise Vertrag, Rechnungen und Leistungsbeschreibung. Erst damit kannst Du prüfen, welche Arbeiten bezahlt wurden und ob Reparatur- oder Verwaltungsanteile enthalten sind.
Kann man Hausmeisterkosten von der Steuer absetzen?
Das kann in Betracht kommen. § 35a Abs. 2 EStG ermäßigt die Einkommensteuer für haushaltsnahe Dienstleistungen auf Antrag um 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 4.000 Euro im Jahr. Begünstigt sind nach Abs. 5 nur die Arbeitskosten, nicht das Material. Du brauchst deshalb einen Nachweis über den auf Dich entfallenden Lohnanteil, etwa in der Nebenkostenabrechnung. Ob das Finanzamt ihn anerkennt, hängt vom Einzelfall ab.
Quellen
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