Abrechnungsfrist der Nebenkosten

Ist das Kalenderjahr 2025 der Abrechnungszeitraum, muss die Abrechnung bis zum 31.12.2026 beim Mieter angekommen sein. Das ergibt sich aus § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB, der zwölf Monate nach Ende des Zeitraums ansetzt. Weicht der Zeitraum vom Kalenderjahr ab, zählen die zwölf Monate ab dessen Ende. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht der Poststempel (BGH VIII ZR 107/08). Für die Abrechnung 2024 lief die Frist entsprechend am 31.12.2025 ab.

Eine Nachforderung musst Du bei Wohnraum in der Regel nicht mehr zahlen, wenn die Abrechnung nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist zugegangen ist (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Die Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten und hat nach Wegfall des Hindernisses schnell abgerechnet, in der Regel binnen drei Monaten (BGH VIII ZR 220/05). Prüfe vor einer Zahlung, wann die Abrechnung tatsächlich angekommen ist und ob der Vermieter einen Grund für die Verspätung nennt.

Ja. Die Ausschlussfrist schützt den Mieter und trifft nur Nachforderungen des Vermieters. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben, ist es auszuzahlen oder zu verrechnen. Rechnet der Vermieter nach dem Auszug überhaupt nicht ab, kann der Mieter die geleisteten Vorauszahlungen für den betreffenden Zeitraum vollständig zurückverlangen, ohne vorher auf eine Abrechnung klagen zu müssen (BGH VIII ZR 57/04). Der Vermieter kann danach noch abrechnen und eine Restforderung geltend machen.

Ja. Die Hausverwaltung handelt für den Vermieter, ihr Verschulden muss er sich zurechnen lassen, ebenso wie bei der Post (§ 278 BGB, BGH VIII ZR 107/08). Gründe aus der eigenen Organisation, etwa Überlastung oder ein Verwalterwechsel, entlasten ihn nach diesem Maßstab regelmäßig nicht. Entlasten können ihn nur Hindernisse außerhalb seines Einflussbereichs, etwa eine Rechnung des Versorgers, die trotz Nachfrage nicht kommt. Auch dann muss er nach deren Eingang zügig nachfordern.

Nein. Entscheidend ist, dass die Abrechnung innerhalb der Frist zugeht; die rechtzeitige Absendung genügt nicht (BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08). Nutzt der Vermieter die Post, trägt er auch das Risiko unerwarteter Verzögerungen oder eines Verlusts. Im Streitfall muss er beweisen, dass und wann die Abrechnung angekommen ist; ein Einlieferungsbeleg allein zeigt nur das Absenden.

Formell ordnungsgemäß ist eine Abrechnung, die der Mieter gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann. Dazu gehören nach der BGH-Rechtsprechung die Gesamtkosten je Position, der Umlageschlüssel, der Anteil des Mieters und der Abzug der Vorauszahlungen (BGH VIII ZR 93/15). Nur eine solche Abrechnung wahrt die Abrechnungsfrist der Nebenkosten. Inhaltliche Fehler wie falsche Beträge berühren die Fristwahrung nicht, dürfen aber nach Fristablauf nicht mehr zum Nachteil des Mieters korrigiert werden (BGH VIII ZR 115/04).

Nach Ablauf der Frist grundsätzlich nicht zu Lasten des Mieters. Der BGH lässt eine Korrektur inhaltlicher Fehler zum Nachteil des Mieters nach Fristablauf nur zu, wenn der Vermieter den Fehler nicht zu vertreten hat (VIII ZR 115/04). Innerhalb der Frist kann er eine fehlerhafte Abrechnung noch berichtigen. Möglich bleibt ein Vorbehalt für einzelne Positionen, die er unverschuldet noch nicht abrechnen kann, etwa eine rückwirkende Grundsteuer (BGH VIII ZR 264/12).

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kannst Du Einwendungen nur noch geltend machen, wenn Du die Verspätung nicht zu vertreten hast. Die Frist gilt für alle Einwände, auch gegen nicht umlagefähige Kosten. Bezahlen solltest Du eine Nachzahlung erst nach Prüfung, denn bis zur gewährten Belegeinsicht darfst Du die Zahlung zurückhalten (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17).

Es gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB), die mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und der Vermieter die maßgeblichen Umstände kennt (§ 199 Abs. 1 BGB). Die Abrechnungsfrist ist davon zu trennen: Sie entscheidet, ob eine Nachforderung überhaupt noch entstehen kann. Bei vorbehaltenen Positionen beginnt die Verjährung nicht vor Kenntnis des Vermieters, etwa vom geänderten Grundsteuerbescheid (BGH VIII ZR 264/12).

Nur eingeschränkt. Auch bei Geschäftsräumen muss der Vermieter in angemessener Frist abrechnen, regelmäßig binnen eines Jahres. Die Ausschlusswirkung des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB gilt dort aber nicht, auch nicht analog (BGH, Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07). Der Gewerbevermieter kann also auch später noch nachfordern, solange keine Verjährung oder Verwirkung eingreift. Der Mietvertrag kann allerdings eine eigene Ausschlussfrist enthalten.