Kündigungsschreiben
Verfasst vonRedaktion Kanzlei CleverLawKurz erklärt Ein Kündigungsschreiben beendet ein Arbeitsverhältnis nur, wenn es die Schriftform wahrt. § 623 BGB verlangt ein Papierdokument mit eigenhändiger Unterschrift, E-Mail, Fax oder Messenger reichen nicht. Wirksam wird die Kündigung erst mit Zugang beim Empfänger. Ab diesem Tag läuft auch die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG.
Inhalt 4 Abschnitte
Welche Form muss ein Kündigungsschreiben haben?
Für Arbeitsverhältnisse schreibt § 623 BGB die Schriftform vor und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Nach § 126 Abs. 1 BGB muss der Aussteller die Urkunde eigenhändig mit seinem Namen unterschreiben. Eine E-Mail, ein Fax, ein eingescanntes PDF oder eine WhatsApp-Nachricht genügen deshalb nicht. Das Kündigungsschreiben ist dann nichtig. Einzelheiten erklärt der Beitrag Schriftform der Kündigung.
Unterschreibt nicht der Arbeitgeber selbst, sondern ein Bevollmächtigter, greift § 174 BGB. Liegt keine Vollmachtsurkunde im Original bei, kannst Du das Kündigungsschreiben unverzüglich zurückweisen. Sie ist dann unwirksam. Das gilt nicht, wenn Dich der Arbeitgeber vorher über die Bevollmächtigung informiert hatte, etwa weil die Person eine Stellung hat, mit der das Kündigungsrecht üblicherweise verbunden ist.
Was muss in ein Kündigungsschreiben?
Ein festes Muster schreibt das Gesetz nicht vor. Folgende Angaben gehören hinein:
- Name und Anschrift von Absender und Empfänger
- Datum
- die eindeutige Erklärung, dass das Arbeitsverhältnis beendet wird
- der Beendigungstermin oder die Formulierung „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“
- die eigenhändige Unterschrift
Welche Frist gilt, ergibt sich aus § 622 BGB, dem Arbeitsvertrag oder einem Tarifvertrag. Der Beitrag zur Kündigungsfrist für Arbeitnehmer erklärt die Grundfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende, der Beitrag zur Kündigungsfrist für Arbeitgeber die Staffel nach Betriebszugehörigkeit.
Einen Kündigungsgrund musst Du im Kündigungsschreiben in der Regel nicht nennen. Es gibt Ausnahmen: Im Ausbildungsverhältnis verlangt § 22 Abs. 3 BBiG nach der Probezeit die Angabe der Gründe. Bei einer behördlich zugelassenen Kündigung einer Schwangeren muss der Grund nach § 17 Abs. 2 MuSchG im Schreiben stehen. Bei einer fristlosen Kündigung muss der Kündigende den Grund auf Verlangen unverzüglich schriftlich mitteilen (§ 626 Abs. 2 Satz 3 BGB).
Wann gilt das Kündigungsschreiben als zugegangen?
Das Kündigungsschreiben wird nach § 130 Abs. 1 BGB in dem Moment wirksam, in dem es Dir zugeht. Zugegangen ist ein Brief, sobald er in Deinen Briefkasten gelangt und unter gewöhnlichen Umständen mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist. Für Briefe der Deutschen Post besteht nach dem Bundesarbeitsgericht ein Anscheinsbeweis, dass sie zu den postüblichen Zeiten zugestellt werden (Urteil vom 20.06.2024, 2 AZR 213/23).
Den Zugang muss beweisen, wer kündigt. Ein Einwurf-Einschreiben reicht dafür nicht automatisch. Im Urteil vom 30.01.2025 (2 AZR 68/24) genügten Einlieferungsbeleg und online abgerufener Sendungsstatus dem BAG nicht als Anscheinsbeweis. Die Kündigung galt als nicht zugegangen. Mehr dazu im Beitrag Zugang der Kündigung.
Sicherer ist die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder ein Bote, der das Schreiben vorher gelesen hat und den Einwurf als Zeuge bestätigen kann.
Was ist nach Versand oder Erhalt zu tun?
Hast Du eine Kündigung erhalten, läuft ab Zugang die Klagefrist von drei Wochen nach § 4 KSchG. Versäumst Du sie, gilt die Kündigung in der Regel als wirksam, auch wenn sie fehlerhaft war. Der Weg zur Kündigungsschutzklage steht nur innerhalb dieser Frist offen.
Beide Seiten trifft außerdem die Pflicht zur Arbeitsuchendmeldung nach § 38 Abs. 1 SGB III: spätestens drei Monate vor dem Ende, bei kürzerer Vorlaufzeit innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis. Eine verspätete Meldung führt nach § 159 Abs. 6 SGB III zu einer Sperrzeit von einer Woche. Kündigst Du selbst, droht ohne wichtigen Grund sogar eine Sperrzeit von zwölf Wochen, siehe Kündigung und Sperrzeit bei Eigenkündigung.
Auch eine Mietwohnung kündigst Du übrigens nicht per E-Mail. § 568 BGB verlangt dort ebenfalls die schriftliche Form, siehe Kündigung des Mietvertrags durch den Mieter.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Kündigung im Arbeitsverhältnis braucht Papier und eigenhändige Unterschrift (§ 623 BGB, § 126 Abs. 1 BGB).
- E-Mail, Fax und Messenger-Nachrichten machen die Kündigung nichtig.
- Die Kündigung wirkt erst mit Zugang (§ 130 BGB), den der Absender beweisen muss.
- Einlieferungsbeleg und Sendungsstatus eines Einwurf-Einschreibens beweisen den Zugang nicht ohne Weiteres (BAG, 2 AZR 68/24).
- Ab Zugang läuft die Klagefrist von drei Wochen nach § 4 KSchG.
Häufige Fragen (10)
Was muss in ein Kündigungsschreiben?
Pflicht sind die klare Erklärung, dass Du das Arbeitsverhältnis beendest, und Deine eigenhändige Unterschrift. Sinnvoll sind außerdem Name, Anschrift, Datum und der Beendigungstermin. Kennst Du die genaue Frist nicht, schreibst Du „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“. Eine Begründung ist bei einer ordentlichen Kündigung grundsätzlich nicht nötig. Ausnahmen gelten etwa im Ausbildungsverhältnis nach § 22 Abs. 3 BBiG.
Muss im Kündigungsschreiben ein Grund stehen?
In der Regel nein. Eine ordentliche Kündigung ist auch ohne Begründung wirksam. Ausnahmen gibt es im Ausbildungsverhältnis nach der Probezeit (§ 22 Abs. 3 BBiG) und bei der behördlich zugelassenen Kündigung einer Schwangeren (§ 17 Abs. 2 MuSchG). Bei einer fristlosen Kündigung muss der Grund auf Verlangen schriftlich nachgeliefert werden (§ 626 Abs. 2 Satz 3 BGB).
Ist eine Kündigung per E-Mail oder WhatsApp wirksam?
Nein, nicht im Arbeitsverhältnis. § 623 BGB verlangt die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. E-Mail, WhatsApp, SMS und Fax erfüllen das nicht, auch nicht mit eingescannter Unterschrift. Ein solches Kündigungsschreiben ist nichtig. Das Arbeitsverhältnis läuft weiter, bis ein unterschriebenes Schreiben zugeht. Die gleiche Formstrenge gilt für Aufhebungsverträge.
Wann gilt ein Kündigungsschreiben als zugestellt?
Sobald es in Deinen Machtbereich gelangt und Du unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen kannst. Beim Briefkasten ist das nach dem Bundesarbeitsgericht der Fall, wenn der Brief zu den üblichen Zustellzeiten eingeworfen wird (Urteil vom 20.06.2024, 2 AZR 213/23). Ob Du ihn tatsächlich liest, spielt keine Rolle.
Wann muss das Kündigungsschreiben spätestens beim Arbeitgeber sein?
So rechtzeitig, dass die volle Frist bis zum Kündigungstermin läuft. Bei der gesetzlichen Frist von vier Wochen zum 15. oder Monatsende (§ 622 Abs. 1 BGB) muss das Schreiben spätestens vier Wochen vor diesem Termin zugehen. Der Tag des Zugangs zählt nach § 187 Abs. 1 BGB nicht mit. Plane einige Tage Puffer ein, wenn Du per Post verschickst.
Ist eine Kündigung ohne Unterschrift gültig?
Nein. Fehlt die eigenhändige Unterschrift, ist die Schriftform nach § 126 Abs. 1 BGB nicht gewahrt und das Kündigungsschreiben nach § 125 BGB nichtig. Ein Stempel, eine gedruckte Unterschrift oder eine Paraphe genügen nicht. Auch eine Kopie des unterschriebenen Originals reicht nicht, entscheidend ist, dass das Original mit Unterschrift zugeht.
Reicht ein Einwurf-Einschreiben als Nachweis für den Zugang?
Nicht ohne Weiteres. Das Bundesarbeitsgericht hat am 30.01.2025 entschieden, dass Einlieferungsbeleg und online abgerufener Sendungsstatus keinen Anscheinsbeweis für den Zugang liefern (2 AZR 68/24). Der Arbeitgeber hatte zudem keinen Zeugen für den Einwurf benannt und verlor deshalb. Wer sichergehen will, übergibt persönlich gegen Quittung oder setzt einen Boten ein, der den Inhalt kennt.
Kann man eine Kündigung zurücknehmen?
Nach Zugang nicht mehr einseitig. Ein Widerruf wirkt nach § 130 Abs. 1 Satz 2 BGB nur, wenn er vorher oder gleichzeitig mit dem Kündigungsschreiben zugeht. Danach braucht es die Zustimmung der anderen Seite, praktisch also eine Vereinbarung über die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses. Erhebst Du Kündigungsschutzklage, kann ein Rücknahmeangebot des Arbeitgebers Teil eines Vergleichs werden.
Wer darf das Kündigungsschreiben unterschreiben?
Der Arbeitgeber selbst oder eine bevollmächtigte Person. Unterschreibt ein Vertreter ohne beigefügte Originalvollmacht, kannst Du die Kündigung nach § 174 BGB unverzüglich zurückweisen, sie ist dann unwirksam. Das scheidet aus, wenn der Arbeitgeber Dich vorher über die Vollmacht informiert hat.
Muss ich mich nach einer Kündigung sofort arbeitsuchend melden?
Ja, und zwar fristgebunden. § 38 Abs. 1 SGB III verlangt die Meldung spätestens drei Monate vor Ende des Arbeitsverhältnisses. Liegen zwischen Kenntnis und Ende weniger als drei Monate, hast Du drei Tage Zeit. Die Pflicht gilt auch, wenn Du gegen die Kündigung klagst. Wer zu spät meldet, riskiert nach § 159 Abs. 6 SGB III eine Sperrzeit von einer Woche.
Quellen
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