Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte
Verfasst vonRedaktion Kanzlei CleverLawKurz erklärt Die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte ist Dein Anspruch, eine unberechtigte oder bedeutungslos gewordene Abmahnung aus der Akte nehmen zu lassen. Das Bundesarbeitsgericht leitet ihn aus §§ 242, 1004 BGB analog ab. Eine feste Löschfrist gibt es nicht, und nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht der Anspruch in der Regel nicht mehr.
Inhalt 4 Abschnitte
Wann besteht der Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte?
Eine Abmahnung dokumentiert eine Pflichtverletzung und warnt vor einer Kündigung. Sie landet in der Personalakte. Das Bundesarbeitsgericht gibt Dir in entsprechender Anwendung von §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB einen Anspruch auf Entfernung, wenn die Abmahnung inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachen behauptet, Dein Verhalten rechtlich falsch bewertet oder unverhältnismäßig ist (BAG, Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11).
Auch eine berechtigte Abmahnung kann entfernt werden müssen. Dafür reicht es nach derselben Entscheidung aber nicht, dass sie ihre Warnfunktion verloren hat. Das gerügte Verhalten muss für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden sein, und der Arbeitgeber darf kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation haben.
Verschwindet eine Abmahnung nach zwei oder drei Jahren von selbst?
Nein. Eine gesetzliche Löschfrist für die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte gibt es nicht. Im Fall 2 AZR 782/11 hatte das Landesarbeitsgericht die Entfernung allein mit dem Zeitablauf und dem späteren beanstandungsfreien Verhalten begründet. Das BAG hob das Urteil auf und verwies die Sache zurück, weil eine Abwägung im Einzelfall fehlte. Gleichzeitig stellte es klar, dass eine Abmahnung nicht für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses automatisch bedeutsam bleibt.
Etwas anderes kann gelten, wenn ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung eine eigene Tilgungsregel enthält. Ein Blick in die für Dich geltenden Regelwerke lohnt sich deshalb. Wie lange eine Abmahnung im Kündigungsfall nachwirkt, behandelt der Eintrag Kündigung nach Abmahnung.
Wie setzt Du die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte durch?
Der erste Schritt ist die Einsicht in Deine Akte. Nach § 83 Abs. 1 BetrVG darfst Du sie einsehen und ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen, das zum Stillschweigen verpflichtet ist. Erklärungen von Dir zum Inhalt der Akte müssen auf Dein Verlangen beigefügt werden (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Das ist die Gegendarstellung zur Abmahnung.
Willst Du die Entfernung, forderst Du den Arbeitgeber am besten schriftlich und mit Frist dazu auf. Reagiert er nicht, bleibt die Klage beim Arbeitsgericht. Eine Klagefrist wie die drei Wochen des § 4 KSchG gilt für diesen Anspruch nicht. In der ersten Instanz trägt jede Seite ihre Anwaltskosten selbst, auch wenn sie gewinnt (§ 12a Abs. 1 ArbGG).
Was gilt, wenn das Arbeitsverhältnis schon beendet ist?
Dann wird es schwierig. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht in der Regel kein Anspruch mehr, selbst eine zu Unrecht erteilte Abmahnung entfernen zu lassen. Ausnahmsweise gilt etwas anderes, wenn objektive Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Abmahnung Dir noch schaden kann (BAG, Urteil vom 19.04.2012, 2 AZR 233/11). Im entschiedenen Fall hatte der Kläger für die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte solche Gründe nicht dargelegt, seine Revision blieb erfolglos.
Praktisch heißt das: Wer gegen eine Abmahnung vorgehen will, tut das besser während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Läuft parallel eine Kündigungsschutzklage, entscheidet die Wirksamkeit früherer Abmahnungen oft mit darüber, ob eine verhaltensbedingte Kündigung hält.
Das Wichtigste in Kürze
- Unbestimmte, sachlich falsche, rechtlich falsch bewertete oder unverhältnismäßige Abmahnungen sind zu entfernen (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11).
- Eine berechtigte Abmahnung muss erst raus, wenn das Verhalten in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist; eine feste Frist von 2 oder 3 Jahren gibt es nicht.
- Einsicht in die Personalakte und eine Gegendarstellung sichert § 83 BetrVG.
- Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht in der Regel kein Entfernungsanspruch mehr (BAG, 19.04.2012, 2 AZR 233/11).
- In der 1. Instanz vor dem Arbeitsgericht trägt jede Partei ihre Anwaltskosten selbst (§ 12a Abs. 1 ArbGG).
Häufige Fragen (10)
Wann muss die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte erfolgen?
Sobald sie fehlerhaft ist oder jede Bedeutung verloren hat. Fehlerhaft ist sie nach der Rechtsprechung des BAG, wenn sie zu unbestimmt ist, falsche Tatsachen enthält, Dein Verhalten rechtlich falsch einordnet oder unverhältnismäßig ist. Eine berechtigte Abmahnung muss erst entfernt werden, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis rechtlich keine Rolle mehr spielen kann (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11). Das prüft das Gericht im Einzelfall.
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Eine gesetzliche Höchstdauer gibt es nicht. Feste Zeiträume wie zwei oder drei Jahre sind keine Rechtsregel. Das BAG verlangt eine Einzelfallprüfung, bei der auch die Art des Pflichtverstoßes und das weitere Verhalten zählen. Zeitablauf allein reicht nicht. Eine Ausnahme kann sich aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben, wenn dort eine Tilgungsfrist geregelt ist. Diese Regelwerke solltest Du deshalb prüfen.
Muss ich gegen eine Abmahnung klagen?
Nein, eine Pflicht dazu gibt es nicht, und eine kurze Klagefrist wie bei der Kündigung (drei Wochen nach § 4 KSchG) gilt für den Entfernungsanspruch nicht. Du kannst auch nur eine Gegendarstellung zur Akte geben (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Ob eine Klage sinnvoll ist, hängt davon ab, wie belastend die Abmahnung ist und wie sich das Verhältnis zum Arbeitgeber entwickelt. Nach dem Ausscheiden wird der Anspruch allerdings schwer durchsetzbar.
Was bringt eine Gegendarstellung zur Abmahnung?
Sie sorgt dafür, dass Deine Sicht in der Akte steht. Nach § 83 Abs. 2 BetrVG muss der Arbeitgeber Erklärungen von Dir zum Inhalt der Personalakte auf Dein Verlangen beifügen. Die Abmahnung selbst bleibt dabei in der Akte. Eine Gegendarstellung kann sinnvoll sein, wenn Du den Sachverhalt anders schilderst, aber keinen Rechtsstreit führen willst. Sie ersetzt den Entfernungsanspruch nicht, schließt ihn aber auch nicht aus.
Darf der Betriebsrat bei der Einsicht in die Personalakte dabei sein?
Ja, wenn Du das willst. § 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG erlaubt Dir, ein Mitglied des Betriebsrats zur Einsicht hinzuzuziehen. Das Betriebsratsmitglied muss über den Inhalt der Akte Stillschweigen bewahren, solange Du es nicht im Einzelfall davon entbindest (Satz 3). Gibt es in Deinem Betrieb keinen Betriebsrat, bleibt Dein eigenes Einsichtsrecht als Arbeitnehmer bestehen, eine Begleitung durch ein Betriebsratsmitglied scheidet dann naturgemäß aus.
Kann ich die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte auch nach einer Kündigung verlangen?
Solange das Arbeitsverhältnis noch läuft, ja, also auch während der Kündigungsfrist. Nach dem rechtlichen Ende besteht der Anspruch in der Regel nicht mehr, selbst wenn die Abmahnung zu Unrecht erteilt wurde. Nur wenn objektive Anhaltspunkte zeigen, dass sie Dir noch schaden kann, sieht das BAG eine Ausnahme (Urteil vom 19.04.2012, 2 AZR 233/11). Diese Anhaltspunkte musst Du im Prozess konkret darlegen.
Was passiert, wenn nur ein Teil der Vorwürfe in der Abmahnung stimmt?
Enthält die Abmahnung unrichtige Tatsachenbehauptungen, kannst Du nach der Rechtsprechung des BAG ihre Entfernung verlangen (Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11). Der Arbeitgeber kann sich nicht darauf zurückziehen, dass ein anderer Teil zutrifft. Ob er danach eine neue, auf die zutreffenden Vorwürfe beschränkte Abmahnung ausspricht, entscheidet er selbst. Für Dich zählt, die falschen Punkte konkret und mit Belegen zu benennen.
Wie fordere ich den Arbeitgeber zur Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte auf?
Am besten schriftlich, mit Datum der Abmahnung, den konkreten Fehlern und einer angemessenen Frist für die Entfernung und deren Bestätigung. Belege wie Kalendereinträge, E-Mails oder Zeugen kannst Du benennen. Für die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte ist ein Muster nicht vorgeschrieben. Vermeide neue Vorwürfe gegen den Arbeitgeber, die das Verhältnis zusätzlich belasten. Reagiert er nicht oder lehnt ab, bleibt die Klage beim Arbeitsgericht, für die keine besondere Frist gilt.
Wer trägt die Kosten einer Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte?
In der ersten Instanz trägt jede Seite ihre eigenen Anwaltskosten, unabhängig davon, wer gewinnt (§ 12a Abs. 1 ArbGG). Darauf muss ein Anwalt Dich vor der Mandatsübernahme hinweisen. Gerichtskosten fallen je nach Ausgang des Verfahrens an. Eine Rechtsschutzversicherung mit Arbeitsrechtsbaustein kann die Kosten übernehmen, wobei die Bedingungen des jeweiligen Vertrags entscheiden. Ab der zweiten Instanz gelten die allgemeinen Regeln zur Kostenerstattung.
Brauche ich vor einer verhaltensbedingten Kündigung immer eine Abmahnung?
In der Regel ja, aber nicht immer. Eine Kündigung wegen eines steuerbaren Fehlverhaltens setzt nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit in der Regel eine vorherige Abmahnung voraus. Entbehrlich ist sie, wenn eine Verhaltensänderung nicht zu erwarten ist oder die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass der Arbeitgeber sie erkennbar nicht hinnehmen muss (BAG, 10.06.2010, 2 AZR 541/09). Deshalb lohnt es sich, eine fehlerhafte Abmahnung nicht unwidersprochen zu lassen.
Quellen
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