Lohnabrechnung
Verfasst vonRedaktion Kanzlei CleverLawKurz erklärt Die Lohnabrechnung ist die schriftliche Aufstellung, mit der der Arbeitgeber erklärt, wie sich Dein ausgezahltes Entgelt zusammensetzt. Nach § 108 Abs. 1 GewO muss er sie bei jeder Zahlung in Textform erteilen, mit Abrechnungszeitraum, Zuschlägen und Abzügen. Haben sich die Angaben nicht geändert, entfällt die Pflicht nach § 108 Abs. 2 GewO.
Inhalt 4 Abschnitte
Was muss in einer Lohnabrechnung stehen?
Die Pflicht folgt aus § 108 Abs. 1 GewO, der nach § 6 Abs. 2 GewO für alle Arbeitnehmer gilt, auch im Minijob. Die Lohnabrechnung muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts nennen. Dazu gehören Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und sonstigen Vergütungen, außerdem Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse.
Praktisch heißt das: Anhand der Lohnabrechnung sollst Du nachvollziehen können, warum Du genau diesen Betrag bekommst. Typische Posten sind Grundlohn, Zulagen und Zuschläge, bezahlte Überstunden, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Die Lohnabrechnung ist nach dem BAG eine Wissenserklärung zur Information, kein Vertrag. Für Beamte gibt es statt der Lohnabrechnung die Besoldungsmitteilung, die § 108 Abs. 3 Satz 2 GewO für sozialrechtliche Zwecke gleichstellt; mehr unter Besoldung.
Wann und in welcher Form bekommst Du die Abrechnung?
Die Lohnabrechnung ist „bei Zahlung“ zu erteilen. Wann gezahlt wird, richtet sich nach Vertrag oder Tarifvertrag. Ohne Abrede ist die Vergütung nach § 614 Satz 2 BGB nach Ablauf des Zeitabschnitts fällig, beim Monatslohn also nach Monatsende. Ändert sich nichts gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung, entfällt die Pflicht (§ 108 Abs. 2 GewO).
Vorgeschrieben ist Textform, Papier ist nicht nötig. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass der Anspruch eine Holschuld ist. Der Arbeitgeber darf die Abrechnung grundsätzlich in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellen. Ein Zugang im Sinne von § 130 BGB ist nicht nötig (BAG, Urteil vom 28.01.2025, 9 AZR 48/24). Wer kein privates Endgerät hat, muss die Unterlagen im Betrieb einsehen und ausdrucken können. Gibt es einen Betriebsrat, kann die Einführung eines solchen Postfachs nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein.
Was tun, wenn die Lohnabrechnung falsch ist oder fehlt?
Prüfe jede Lohnabrechnung zeitnah. Fehlen Stunden, Zuschläge oder stimmt die Steuerklasse nicht, sprich den Arbeitgeber an und verlange die Korrektur am besten schriftlich. Fehlt die Abrechnung ganz, kannst Du die Erteilung nach § 108 Abs. 1 GewO verlangen und notfalls beim Arbeitsgericht Hamburg oder dem für Dich zuständigen Arbeitsgericht einklagen.
Zeit spielt dabei eine Rolle. Arbeits- und Tarifverträge können Ausschlussfristen enthalten, nach denen Ansprüche verfallen, wenn Du sie nicht rechtzeitig geltend machst. Den gesetzlichen Mindestlohn erfasst eine solche Klausel nicht: Vereinbarungen, die seine Geltendmachung beschränken, sind nach § 3 Satz 1 MiLoG insoweit unwirksam. Unabhängig davon verjähren Lohnansprüche nach §§ 195, 199 Abs. 1 BGB in drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind, siehe Verjährung von Lohnansprüchen. Ist schon die Zahlung ausgeblieben, hilft der Eintrag Lohn nicht gezahlt.
Wofür brauchst Du Lohnabrechnungen später noch?
Lohnabrechnungen sind Nachweise. Behörden und Sozialleistungsträger verlangen sie etwa für Elterngeld, Wohngeld oder Arbeitslosengeld. Für sozialrechtliche Zwecke und Verfahren vor Sozial- und Familiengerichten soll die Entgeltbescheinigung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO genügen. Für andere Zwecke kannst Du nach Satz 3 eine weitere Bescheinigung verlangen, die sich auf die Angaben nach Absatz 1 beschränkt.
Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Arbeitnehmer gibt es nicht. Weil Lohnansprüche drei Jahre lang durchgesetzt werden können, ist es sinnvoll, die Abrechnungen mindestens so lange aufzuheben. Für die Rente zählen dagegen die Meldungen des Arbeitgebers an die Rentenversicherung, die Du im Versicherungsverlauf prüfen kannst.
Das Wichtigste in Kürze
- Nach § 108 Abs. 1 GewO muss der Arbeitgeber bei Zahlung eine Abrechnung in Textform erteilen, mit Abrechnungszeitraum, Zuschlägen, Zulagen und Abzügen.
- Ändert sich nichts gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung, entfällt die Pflicht (§ 108 Abs. 2 GewO).
- Die Abrechnung darf grundsätzlich in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach gestellt werden (BAG 9 AZR 48/24).
- Ausschlussfristen können Lohnansprüche zum Verfall bringen, den Mindestlohn aber nicht (§ 3 Satz 1 MiLoG).
- Lohnansprüche verjähren nach §§ 195, 199 BGB in drei Jahren ab Jahresende.
Häufige Fragen (10)
Wann muss die Lohnabrechnung spätestens da sein?
Nach § 108 Abs. 1 GewO ist die Abrechnung bei Zahlung des Arbeitsentgelts zu erteilen. Einen festen Kalendertag nennt das Gesetz nicht. Wann gezahlt werden muss, ergibt sich aus Arbeits- oder Tarifvertrag; fehlt eine Regelung, ist der Monatslohn nach § 614 Satz 2 BGB nach Ablauf des Monats fällig. Kommt die Abrechnung nicht, kannst Du sie vom Arbeitgeber verlangen und notfalls einklagen.
Muss die Lohnabrechnung schriftlich erfolgen?
Nein, verlangt ist Textform, nicht die strenge Schriftform mit Unterschrift. Textform liegt nach § 126b BGB vor, wenn eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird und der Erklärende genannt ist. Eine PDF-Datei oder ein Dokument im Mitarbeiterportal kann das erfüllen. Das BAG hat ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach als zulässigen Weg anerkannt (Urteil vom 28.01.2025, 9 AZR 48/24).
Darf der Arbeitgeber die Lohnabrechnung per Mail versenden?
Das Gesetz verlangt Textform, und eine E-Mail mit lesbarer Abrechnung kann diese Form grundsätzlich wahren. Ausdrücklich entschieden hat das BAG den Fall des passwortgeschützten Mitarbeiterpostfachs (9 AZR 48/24). Beim Versand per unverschlüsselter Mail stellen sich zusätzlich Datenschutzfragen, weil Lohndaten sensible Informationen enthalten. Ob ein bestimmter Versandweg zulässig ist, kann auch von Vereinbarungen mit dem Betriebsrat abhängen.
Habe ich ein Recht auf eine Lohnabrechnung in Papierform?
In der Regel nicht. Nach dem BAG kann der Arbeitnehmer nach § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO nur eine Abrechnung in Textform verlangen, nicht auf Papier (Urteil vom 28.01.2025, 9 AZR 48/24). Wer zu Hause kein Endgerät hat, um das digitale Postfach zu öffnen, muss die Abrechnungen nach dem Urteil im Betrieb einsehen und ausdrucken können. Abweichende Zusagen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag gehen vor.
Wie lange sollte man Lohnabrechnungen aufbewahren?
Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Arbeitnehmer gibt es nicht. Sinnvoll ist eine Aufbewahrung mindestens für die Dauer der Verjährung von Lohnansprüchen, also drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Wer Streit um Überstunden, Zuschläge oder Urlaubsentgelt erwartet, sollte die Unterlagen länger behalten. Auch für spätere Anträge auf Sozialleistungen können alte Abrechnungen nützlich sein.
Was mache ich, wenn meine Lohnabrechnung falsch ist?
Weise den Arbeitgeber konkret auf den Fehler hin und verlange eine korrigierte Lohnabrechnung und die Nachzahlung, am besten schriftlich und mit Datum. Prüfe dabei, ob Dein Arbeits- oder Tarifvertrag eine Ausschlussfrist enthält, denn dann musst Du Ansprüche innerhalb dieser Frist geltend machen. Für Mindestlohnansprüche gilt eine solche Frist nach § 3 MiLoG nicht. Reagiert der Arbeitgeber nicht, bleibt der Weg zum Arbeitsgericht.
Muss jeden Monat eine neue Lohnabrechnung kommen?
Nicht zwingend. Nach § 108 Abs. 2 GewO entfällt die Pflicht, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Bei festem Monatsgehalt ohne Zuschläge und ohne Änderungen bei Steuern oder Abgaben kann eine Abrechnung also ausbleiben. Ändert sich dagegen ein Betrag, etwa durch Überstunden, Krankheit oder neue Beitragssätze, ist wieder abzurechnen.
Welche Lohnabrechnung brauche ich für das Elterngeld?
Das hängt vom Bemessungszeitraum ab, den die Elterngeldstelle anwendet. Bei Arbeitnehmern sind das nach § 2b Abs. 1 BEEG die zwölf Kalendermonate vor dem Monat der Geburt. Monate mit Mutterschaftsgeld oder schwangerschaftsbedingter Krankheit bleiben dabei grundsätzlich außer Betracht. Die Elterngeldstelle Deines Bezirks nennt die benötigten Nachweise im Antrag. Lege die Abrechnungen aller Monate des Bemessungszeitraums vor.
Ist eine Lohnabrechnung ein Schuldanerkenntnis?
In der Regel nicht. Nach der Rechtsprechung des BAG enthält eine Entgeltabrechnung grundsätzlich keine rechtsgeschäftlichen Erklärungen, sondern Wissenserklärungen, die über die erfolgte Zahlung informieren (so zusammengefasst in 9 AZR 48/24). Der Arbeitgeber kann sich also später auf einen Fehler berufen, und Du kannst trotz Abrechnung mehr verlangen. Ob eine Abrechnung ausnahmsweise mehr bedeutet, etwa beim Stand eines Arbeitszeitkontos, hängt vom Einzelfall ab.
Kann ich eine Lohnabrechnung prüfen lassen?
Ja. Ansprechpartner sind je nach Frage der Betriebsrat, eine Gewerkschaft für Mitglieder, eine Lohnsteuerhilfe für Steuerfragen oder eine Anwältin oder ein Anwalt für Arbeitsrecht, wenn es um Nachzahlungen und Fristen geht. Bring alle Abrechnungen des fraglichen Zeitraums, den Arbeitsvertrag und eine Aufstellung der geleisteten Stunden mit. Wegen möglicher Ausschlussfristen solltest Du die Prüfung nicht aufschieben.
Quellen
Weitere Begriffe in Arbeitsrecht
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