Personalakte von Beamten

Ja. Für Bundesbeamte ergibt sich das ausdrücklich aus § 110 Abs. 1 BBG, der das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO auf die vollständige Personalakte erstreckt. Für Landesbeamte regeln die Landesbeamtengesetze die Einsicht; das Auskunftsrecht nach der DSGVO gilt unabhängig davon. Einen Grund musst Du im Bund nicht angeben.

Im Bund ja, soweit keine dienstlichen Gründe entgegenstehen (§ 110 Abs. 1 Satz 3 BBG). Automatisiert gespeicherte Personalaktendaten musst Du auf Verlangen als Ausdruck bekommen. Die Behörde kann bestimmen, wo die Einsicht stattfindet, etwa in der Personalstelle. Für Landesbeamte richtet sich das nach dem jeweiligen Landesbeamtengesetz.

Ja, mit Vollmacht. Nach § 110 Abs. 3 BBG ist Bevollmächtigten Auskunft aus der Personalakte zu erteilen, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, und das schließt die Einsicht in die vollständige Akte ein. Hinterbliebene haben ein Einsichtsrecht, wenn sie ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen. Im Landesdienst gelten vergleichbare Regeln des jeweiligen Landesrechts.

Im Bund nur Beschäftigte, die in der Personalverwaltung mit Deinen Personalangelegenheiten befasst sind, und nur soweit erforderlich (§ 107 Abs. 1 BBG). Daneben haben der ärztliche Dienst und die Gleichstellungsbeauftragte begrenzten Zugang. Die Innenrevision darf Einsicht nehmen, wenn sie die Informationen nicht anders bekommt; jede Einsicht wird dokumentiert (§ 107 Abs. 2 BBG).

Beihilfeunterlagen führt der Bund als getrennte Teilakte, die von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren ist (§ 108 Abs. 1 BBG). Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung hervorgeht, sind zurückzugeben oder zu vernichten, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr gebraucht werden (§ 113 Abs. 2 Satz 3 BBG). Im Landesdienst gelten entsprechende Landesregeln.

Sie kann aufgenommen werden. Ermahnungen und Rügen sind nach § 6 Satz 2 BDG keine Disziplinarmaßnahmen, wenn sie nicht ausdrücklich als Verweis bezeichnet sind. Vor der Aufnahme musst Du im Bund angehört werden (§ 109 BBG). Ein ausdrücklicher Schuldvorwurf außerhalb des Disziplinarverfahrens ist nach BVerwG 2 A 8.25 vom 23.04.2026 unzulässig.

Im Bund fünf Jahre nach ihrem Abschluss (§ 113 Abs. 1 BBG). Abgeschlossen ist sie zum Beispiel mit Ablauf des Jahres, in dem ein Beamter ohne Versorgungsansprüche die Regelaltersgrenze erreicht. Unterlagen über Beihilfe, Krankheit oder Reisekosten werden fünf Jahre, Urlaubsunterlagen drei Jahre nach Abschluss des Vorgangs aufbewahrt, zahlungsbegründende Unterlagen sechs Jahre und Versorgungsakten zehn Jahre.

Nur in engen Grenzen. Im Bund ist die Übermittlung ohne Einwilligung an die oberste Dienstbehörde oder eine weisungsbefugte Aufsichtsbehörde zulässig, soweit es für die Personalverwaltung erforderlich ist (§ 111 Abs. 1 BBG). Auskünfte an Dritte gibt es nur, wenn sie zwingend erforderlich sind; Inhalt und Empfänger musst Du dann schriftlich erfahren (§ 111 Abs. 2 BBG).

Beantrage schriftlich die Entfernung aus der Personalakte von Beamten. Im Bund sind unbegründete oder falsche Unterlagen nach § 112 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BBG mit Deiner Zustimmung unverzüglich zu entfernen. Lehnt die Behörde ab, ist der Verwaltungsrechtsweg offen (§ 126 BBG, für Landesbeamte § 54 BeamtStG), meist nach einem Widerspruchsverfahren. Deine Gegendarstellung kannst Du ohnehin zur Akte geben.

Ja, im Bund von Amts wegen. Nach § 16 Abs. 1 BDG darf ein Verweis nach zwei Jahren nicht mehr berücksichtigt werden, eine Geldbuße nach drei Jahren. Mit Eintritt dieses Verwertungsverbots sind die Eintragungen nach § 16 Abs. 3 BDG zu entfernen und zu vernichten. Laufende Straf- oder Disziplinarverfahren können das Fristende hinausschieben. Die Länder haben eigene Disziplinargesetze.

Ja. § 106 Abs. 1 BBG erlaubt im Bund, die Akte ganz oder teilweise automatisiert zu führen; sie ist durch technische und organisatorische Maßnahmen nach der DSGVO vor unbefugter Einsicht zu schützen. Wird sie gemischt geführt, muss das Verzeichnis in der Grundakte zeigen, welche Teile auf Papier und welche elektronisch vorliegen (§ 106 Abs. 2 BBG).