Arbeitszeiterfassung
Verfasst vonRedaktion Kanzlei CleverLawKurz erklärt Arbeitszeiterfassung ist die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Nach dem Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber sie aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG für ihre Arbeitnehmer einrichten (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Das ArbZG verlangt bisher nur Aufzeichnungen über acht Stunden pro Werktag, aufzubewahren für zwei Jahre.
Inhalt 3 Abschnitte
Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Ja, seit dem „Stechuhr-Beschluss“ des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21). Das Gericht leitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung ab, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (C-55/18, CCOO).
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft alle Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber keine Ausnahme nach der Arbeitszeitrichtlinie geschaffen hat. Ob die Ausnahmen der §§ 18 bis 21 ArbZG, etwa für leitende Angestellte, dafür ausreichen, hat das Gericht ausdrücklich offengelassen. Das Arbeitszeitgesetz selbst schreibt in § 16 Abs. 2 nur vor, die Zeit über acht Stunden pro Werktag aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Für Minijobber und Branchen nach § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 MiLoG Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum siebten Tag nach der Arbeit, ebenfalls mit zwei Jahren Aufbewahrung. Stand Oktober 2026 hat der Gesetzgeber keine allgemeine Erfassungspflicht ins ArbZG aufgenommen.
Wie muss die Arbeitszeiterfassung erfolgen?
Eine bestimmte Form der Arbeitszeiterfassung gibt es derzeit nicht. Nach dem Beschluss muss die Arbeitszeiterfassung nicht zwingend elektronisch sein; je nach Tätigkeit und Betrieb können Aufzeichnungen auf Papier genügen. Der Arbeitgeber muss das System einrichten, darf das Eintragen aber an die Beschäftigten delegieren. Das gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit und im Homeoffice: Wann Du arbeitest, darfst Du weiter selbst bestimmen, dokumentiert wird es trotzdem.
Einen Anspruch des Betriebsrats, die Einführung eines elektronischen Systems über die Einigungsstelle zu erzwingen, hat das Bundesarbeitsgericht verneint, weil die Pflicht bereits gesetzlich besteht. Wie ein System konkret aussieht, unterliegt bei technischen Einrichtungen aber der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung unterlässt?
Ein direktes Bußgeld für die fehlende Arbeitszeiterfassung nach dem ArbSchG gibt es nicht. Die Aufsichtsbehörde kann aber nach § 22 Abs. 3 ArbSchG anordnen, ein System einzuführen. Wer eine solche vollziehbare Anordnung missachtet, riskiert nach § 25 ArbSchG bis zu 30.000 Euro. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht aus § 16 Abs. 2 ArbZG oder § 17 MiLoG sind selbst bußgeldbewehrt.
Für Dich ist die Arbeitszeiterfassung vor allem ein Beweismittel. Am Maßstab für den Prozess über Überstundenvergütung ändert sie aber nichts: Du musst weiter darlegen, dass Überstunden geleistet und vom Arbeitgeber veranlasst oder gebilligt wurden (BAG, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21). Manipulierte Einträge können umgekehrt bis zur Kündigung wegen Arbeitszeitbetrugs führen.
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitgeber müssen nach BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG).
- Eine elektronische Form ist nicht vorgeschrieben; Papier kann genügen, das Eintragen darf delegiert werden.
- § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt Aufzeichnungen über acht Stunden pro Werktag, § 17 MiLoG für Minijobber eine vollständige Erfassung binnen sieben Tagen.
- Bußgelder bis 30.000 Euro drohen nach § 25 ArbSchG erst bei Verstoß gegen eine vollziehbare behördliche Anordnung.
- Die Erfassungspflicht ändert die Darlegungslast im Überstundenprozess nicht (BAG 5 AZR 359/21).
Häufige Fragen (10)
Seit wann ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21). Das Gericht hat keine neue Pflicht geschaffen, sondern § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG im Licht des EuGH-Urteils vom 14.05.2019 (C-55/18) ausgelegt; eine Übergangsfrist hat es nicht vorgesehen. Ergänzende Pflichten aus § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG galten schon vorher.
Was muss bei der Arbeitszeiterfassung erfasst werden?
Nach dem Bundesarbeitsgericht Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit; daraus ergibt sich die Dauer. Pausen sind nicht ausdrücklich genannt, müssen aber erkennbar sein, damit sich die Einhaltung von §§ 3 bis 5 ArbZG prüfen lässt. Für Minijobber und bestimmte Branchen verlangt § 17 MiLoG ausdrücklich Beginn, Ende und Dauer. Weitere Angaben wie Tätigkeiten oder Projekte sind arbeitsschutzrechtlich nicht vorgeschrieben.
Wie lange muss die Arbeitszeiterfassung aufbewahrt werden?
Mindestens zwei Jahre für die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und nach § 17 Abs. 1 MiLoG. Für die allgemeine Erfassungspflicht aus dem ArbSchG nennt das Gesetz keine eigene Frist. Datenschutzrechtlich dürfen die Daten nicht länger gespeichert werden als nötig. Für Lohnunterlagen können steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen hinzukommen, die länger sind.
Muss die Arbeitszeiterfassung elektronisch erfolgen?
Nein, derzeit nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich festgehalten, dass je nach Tätigkeit und Unternehmen Aufzeichnungen in Papierform genügen können. Entscheidend ist, dass das System der Arbeitszeiterfassung objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Excel-Tabellen, Apps oder Stundenzettel kommen in Betracht. Führt der Arbeitgeber ein elektronisches System ein, hat ein vorhandener Betriebsrat bei der Ausgestaltung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen.
Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?
Für das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz sind die Arbeitsschutzbehörden der Länder zuständig, in Hamburg die staatliche Arbeitsschutzaufsicht. Die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz prüft die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Ein Betriebsrat kann nach § 80 BetrVG überwachen, ob Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden. Als Beschäftigter kannst Du Dich bei Verstößen an die zuständige Behörde wenden.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?
Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit nicht vorgibt und nicht kontrolliert. Erfasst werden muss sie trotzdem, denn die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG gilt für alle Arbeitnehmer ohne gesetzliche Ausnahme. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an Dich delegieren. Er bleibt aber verantwortlich dafür, dass die Zeiten tatsächlich und korrekt festgehalten werden.
Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung auch für Lehrer?
Für angestellte Lehrkräfte ja, denn die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG gilt nach dem Bundesarbeitsgericht für alle Arbeitnehmer ohne gesetzliche Ausnahme. Für verbeamtete Lehrkräfte gilt das Arbeitszeitgesetz nicht; ihre Arbeitszeit regelt das Beamtenrecht des jeweiligen Landes, in Hamburg das Landesrecht der Freien und Hansestadt. Wie ein Land die Erfassung an Schulen organisiert, erfährst Du bei Deinem Dienstherrn oder Schulträger.
Kann ich Überstunden ohne Zeiterfassung nachweisen?
Ja, aber Du trägst die Darlegungslast. Im Prozess musst Du darlegen, an welchen Tagen Du wie lange über die vereinbarte Zeit hinaus gearbeitet hast. Außerdem musst Du zeigen, dass der Arbeitgeber die Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet hat (BAG, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21). Eigene Notizen, E-Mails, Chatverläufe oder Zeugen helfen. Dass der Arbeitgeber keine Zeiten erfasst hat, kehrt die Beweislast nicht um.
Darf der Arbeitgeber die Zeiterfassung per App oder Fingerabdruck verlangen?
Eine App ist zulässig, wenn sie datensparsam ist und nicht mehr erfasst als nötig, etwa keine Dauerortung. Biometrische Verfahren wie Fingerabdrücke sind besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO und nur ausnahmsweise erlaubt, in der Regel mit freiwilliger Einwilligung oder bei besonderem Sicherheitsbedarf. Besteht ein Betriebsrat, muss er bei technischen Erfassungssystemen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmen.
Muss Arbeitszeit im Homeoffice erfasst werden?
Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hängt nicht vom Arbeitsort ab. Auch im Homeoffice oder bei mobiler Arbeit müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden, damit Höchstarbeitszeit, Pausen und die Ruhezeit von elf Stunden nach § 5 ArbZG überprüfbar sind. Kurze dienstliche Tätigkeiten am Abend, etwa das Lesen von E-Mails, können als Arbeitszeit zählen und die Ruhezeit unterbrechen.
Quellen
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